Ինչպես կազմակերպել PR միջոցառումներ

Էդուարդ Լևանյան

Միջոցառումները PR ոլորտի անբաժանելի մաս են կազմում: PR միջոցառումներ ասելով կարելի է հասկանալ բոլոր տիպի և ձևի միջոցառումները` սկսած մամլո ասուլիսից մինչև սպորտային մրցարշարեր:

Կարող են լինել միջոցառումներ, որոնք կազմակերպվում և իրականացվում են սեփական նախաձեռնությամբ: Կարող են լինել նաև պատվիրված կամ կարգադրված /պլանային/ միջոցառումներ: Միջոցառումներն իրենց բովանդակությամբ և ձևով կարող են շատ տարբեր լինել:

Ցանկացած միջոցառում կազմակերպելիս խնդիրներն անխուսափելի են: Դրա համար անհնար է ընդհանուր ներկայացնել և ընդհանրացնել միջոցառումների կազմակերպման խնդիրները: Կարելի է անդրադառնալ Հայաստանում կազմակերպվող միջոցառումների յուրահատկություններին և դժվարություններին:

Միջոցառումներ կազմակերպելու և իրականացնելու համար առանձնացնել է պետք հետևյալ քայլերը: Այս քայլերի հերթականությունը կարող է փոփոխվել և նույնիսկ բացառվել որևէ կետի գոյությունն ու անհրաժեշտությունը:

–          միջոցառման ձևի և բովանդակության որոշում և հստակեցում. Այստեղ որոշվում է, թե ինչ միջոցառում է կազմակերպվում և ինչի համար, հասկացվում է նպատակը:

–          գաղափարների առաջադրում, քննարկում. ուղեղների գրոհ: Համապատասխան մասնագետներ կամ աշխատանքային թիմը քննարկում են կազմակերպվելիք միջոցառումը: Քննարկման ժամանակ ծնվում են նոր գաղափարներ, բացահայտվում դժվարությունները և կատարվում նախնական աշխատանքի բաժանում: Կազմակերպման ընթացքում նման հանդիպումները հաճախակի բնույթ են կրում, որը նախընտրելի է, քանի որ այն թույլ է տալիս հասկանալ թե ինչ ընթացքի մեջ են և ինչ առաջընթաց կա կազմակերպող թիմի մոտ:

–          աշխատանքի բաժանում: Արդեն նշվեց, որ ուղեղների գրոհի ժամանակ կատարվում է աշխատանքի բաժանում կազմակերպող թիմում: Այս գործընթացը կարևոր է այնքանով, որ հետագայում կազմակերպման ընթացքում խառնաշփոթ չառաջանա և թիմի անդամները հստակ իմանան իրենց պարտականությունները` ընթացքից մինջև միջոցառման իրականացում:

–          միջոցառման ժամանակացույցի մշակում: Աշխատաքնի բաժանումից հետո մշակվում է քայլերի իրականացման և հերթական հանդիպումների ժամանակացույցը, ինչը հնարավորություն է տալիս փուլերի բաժանել կազմակերպման աշխատանքները և նշանակել վերջնաժամկետներ (deadline):

–          թիմային աշխատանք: Միջոցառումների կազմակերպման ժամանակ թիմային աշխատանքը շատ կարևոր է` համագործակցության և սիներգիայի տեսանկյունից, քանի որ միջոցառումների կազմակերպման աշխատանքները միշտ փոխկապակցված են լինում թիմի անդամների միջև: Եթե թիմից մեկը թերացավ կամ չկարողացավ իրականացնել իր մասով պարտականությունները, ապա միջոցառման որակը կարող է ցածր լինել կամ էլ ընդհանրապես չիրականանալ: Այստեղ թիմային հարաբերություններում պետք է ձգտել բացարձակ համերաշխության և ստեղծել համագործակցության և փոխօգնության մթնոլորտ:

–          շփում պետական կառույցների հետ: Կախված միջոցառման ձևից, չափից, վայրից, հովանավորությունից, շփումը պետական կառույցների հետ անխուսափելի է: Այստեղ պետք է իմանալ օրենքները, որոնք առնչվում են միջոցառման իրականացմանը, ծանոթանալ վերջին որոշումներին, ժամանակին գրել դիմումները կամ նամակները թույլտվություններ ստանալու համար: Այս հարցերով նախընտրելի է, որ զբաղվի միջոցառումների կազմակերպման շրջանակներում նման կառույցների հետ շփում ունեցող մասնագետը կամ նախապես խորհրդակցել տեղեկացված անձանց հետ` հետագայում անախորժություններից խուսափելու համար: Նախընտրելի է, որպեսզի պետական կառույցների հետ աշխատի միայն մեկ հոգի:

–          հարաբերություններ զլմ-ների հետ: Այստեղ կարելի է մի քանի գլուխ մեջբերումներ անել և ներկայացնել բազմաթիվ գրքեր, որոնց հեղինակները  տարիներ շարունակ ուսումնասիրել են հասարակայնության հետ կապերը:

Միջոցառումների կազմակրպման ժամանակ նույնպես զլմ-ների հետ նախընտրելի է, որ աշխատի մի հոգի, նա պետք է մանրամասն տեղեկացված լինի միջոցառման մասին և ունենա շփման հմտություններ, քանի որ զլմ-ների հետ շփումը պետք է զգույշ լինի և հիմնված փոխադարձ վստահության վրա, այլապես տրամադրված ինֆորմացիան կարող է օգտագործել ի վնաս Ձեզ և Ձեր միջոցառմանը:

–          հովանավորների հետ շփում: Լինում են այնպիսի միջոցառումներ, որտեղ նախաձեռնող խմբին հարկավոր է աջակցություն միջոցառումն իրականացնելու համար, խոսքը հիմնականում ֆինանսական աջակցության մասին է : Այս փուլը ամենամեծ դժվարություններ պարունակող փուլն է: Կազմակերպիչները հանդիպում են բազմաթիվ դժվարությունների, նույնիսկ անախորժ իրավիճակների: Սակայն չեն բացառվում, որ գտնվում են հովանավորներ, ովքեր աջակցում են միջոցառումներն իրականացնելու համար:

Հովանավորների հոտ շփման մասին կխոսենք առանձին վերնագրի տակ:

–          միջոցառման իրականացում: Երբ պլանավորման և կազմակերպման փուլը բարեհաջող ավարտվում է, սկսվում է միջոցառումն իրականացնելու փուլը: Այստեղ կազմակերպիչները կրկին հանդիպում են բազմաթիվ խնդիրների`

• Վերջին պահին կարող է խախտվել պայմանավորվածությունը մասնակիցների կամ գործընկերների հետ և նրանք չկատարեն իրենց մասով պարտականությունները կամ ընդհանրապես հրաժարվեն մասնակցությունից,
• Տեխնիկական խափանումներ,
• Մասնակիցների ներկայանալու վայրի կամ ժամի շփոթում,
• Կազմակերպիչ թիմի անդամներից գոնե մեկի թերացում, տարածված օրինակ է “մոռանալը”,
• Վայրի և ժամի փոփոխություն,
• այլ

Ի սկզբանե ինչքան էլ պլանավորված և նախատեսված լինեն նմանատիպ խնդիրները, դրանցից խուսափելն անհնար է, քանի որ չնախատեսված իրավիճակները բացառություն չեն: Նման իրավիճակներում միշտ  հարկ է լինում որոշում կայացնել վերջին պահին: Այստեղ պետք է ճկուն մտածելակերպ, արագ կողմնորոշվելու ունակություն, խուճապի չմատնվել, ունենալ “պահեստային” ինչ-որ տարբերակ, կարողանալ սառը դատել և այլն:

–          Միջոցառման ավարտ: Միջոցառումն ավարտելուց հետո կազմակերպիչները պետք է չտրվեն հաջողված միջոցառում զգացմունքներին և ուրախությունից մոռանան իրենց պարտականությունների մասին, քանի որ շատ անգամ միջոցառումներից հետո պետք է “վերացնել հետքերը”, շփվել լրագրողների հետ, կարգավորել պարագաների հեռացումը, ճանապարհել հյուրերին, հետևել կարգուկանոնին և այլն:

–          Կապերի պահպանում: Միջոցառումից հետո կարևոր է շփվել մասնակիցների հետ, կիսվել տպավորություններով, փոխանակվել կոնտակտներով` եթե նախապես ծանոթ չեն: Համագործակիցների, աջակիցների, մասնակիցների հետ շփումը պահելը կարևոր է, քանի որ հերթական միջոցառումների ժամանակ կրկին նրանք կարող են օգնել: Ինչպես նաև մասնակիցների հետ շփումը պետք է հիմնված լինի պոզիտիվ տրամադրվածության վրա, քանի որ նրանք նույնպես հանդիսանում են ինֆորմացիայի տարածման աղբյուր և կարող են դրական կամ բացասական ազդեցություն ունենալ կազմակերիպիչների իմիջի վրա: Մարդիկ իրենց շոյված են զգում, երբ նրանց անձնապես ուշադրություն է դարձվում, դրա համար գործընկերիներին և մասնակիցներին պետք չէ մոռանալ գոնե տոն օրերին, թեկուզ սովորական շնորհավորանք ուղղելով:

Միջոցառումներ կազմակերպելիս լուրջ խնդիրներ կարող են առաջանալ, եթե կան մի քանի կազմակերպիչներ և բոլորն ունեն հավասարազոր իրավունքներ: Խնդիրներ են ծագում հատկապես որոշումներ կայացնելիս: Դրա համար կարևոր է, որ դերերի բաշխումն իրականացնի առաջնորդը` տնօրենը, հիմնական նախաձեռնողը, մոդերատորը. եթե կազմակերպող խմբում բոլորը հավասար լիազորություններ ունեն, ապա նախընտրելի է, որ առաջին հանդիպման ժամանակ բաշխվեն կազմակաերպիչների դերերը ու ըստ հնարավորությունների և կատարվի աշխատանքի բաժանում: